LOS APUNTES QUE APARECEN A CONTINUACIÓN CORRESPONDEN A LA ASIGNATURA DE FUNDAMENTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN IMPARTIDA POR EL LIC. ALEJANDRO ACOSTA EN EL 8VO SEMESTRE DE LA LICENCIATURA EN PSICOLOGÍA.
CYNTHIA RODRÍGUEZ GUTIÉRREZ
GRACIAS
jueves, 24 de mayo de 2007
CAPÍTULO 1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Desde que el hombre apareció en la tierra ha trabajado para subsistir, tratando de lograr en sus actividades la mayor efectividad posible; para ello a utilizado en cierto grado a la administración.
ÉPOCA PRIMITIVA
Existía la división primitiva del trabajo originada por la diferente capacidad de los sexos y las edades de los individuos integrantes de la sociedad. Al trabajar el hombre en grupo, surgió de manera incipiente la administración, como una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado que requiere de la participación de varias personas.
Periodo agrícola
Aparición de la agricultura y vida sedentaria. Organización de tipo patriarcal. El crecimiento demográfico obligó a los hombres a coordinar mejor sus esfuerzos en el grupo social y, en consecuencia, a mejorar la aplicación de la administración. Con la aparición del Estado, que señala el inicio de la civilización, surgieron la ciencia, la religión, la organización política, la escritura y el urbanismo. El control del trabajo colectivo y pago de tributos en especie eran las bases en las que se apoyaban estas civilizaciones, lo que obviamente exigía una mayor complejidad en la administración. Los precursores de la administración moderna fueron los funcionarios encargados de aplicar Las políticas tributarias del Estado y de manejar a numerosos grupos humanos en la construcción de grandes obras arquitectónicas. El código de Hammurabi ilustra el alto grado de desarrollo del comercio en Babilonia.
Antigüedad grecolatina
Apareció el esclavismo; la administración se caracterizó por su orientación hacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal, existió un bajo rendimiento productivo ocasionado por el descontento y el trato inhumano.
Época feudal
Las relaciones social se caracterizaron por un régimen de incertidumbre. La administración interior del feudo estaba sujeta al criterio del señor feudal, quien ejercía un control sobre la producción del siervo. El desarrollo del comercio en gran escala originó que la economía familiar se convirtiera en economía de ciudad.
Revolución industrial
Aparición de diversos inventos y descubrimientos, propiciaron el desarrollo industrial. Desaparecieron los talleres artesanales y se centralizó la producción. La administración seguía careciendo de bases científicas; se caracterizaba por la explotación inhumana del trabajador (horarios excesivos, ambiente de trabajo insalubre, labores peligrosas, etc.) administración de tipo coercitivo, influida por el espíritu liberal de la época, que otorgaba al empresario gran libertad de acción. Todos estos factores provocaron la aparición de diversas corrientes del pensamiento social en defensa de los intereses de los trabajadores y el inicio de investigaciones que posteriormente originarían la administración científica y la madurez de las disciplinas administrativas.
Siglo XX
Se caracteriza por el gran desarrollo tecnológico e industrial y por la consolidación de la administración. Surge la administración científica, siendo Frederick Winslow Taylor su iniciador, multitud de iniciadores se dedican al estudio de esta disciplina. La administración se torna indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa, ya que a través de esta se logra la obtención de eficiencia, la optimización de los recursos y la simplificación del trabajo.
La administración en América latina
En la época precolombina existieron 3 civilizaciones en América: la del altiplano mexicano, la del área maya y la de la región incaica. La administración tuvo gran importancia y revistió formas complejas en la organización social, económica y política de estos pueblos. Constancia de los avances administrativos en la época prehispánica lo son el códice Mendocino, la matricula de tributos o bien las descripciones de los cronistas como las del padre Fray Bernardino de Sahún. Durante la colonia, se importaron del viejo continente las técnicas de administración colonial. A partir del siglo XX y aún en la actualidad dependemos de las corrientes administrativas originadas en Estados Unidos.
CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
La administración es una actividad inherente a cualquier grupo social. En una forma simple es el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible.
Elementos del concepto
Desde que el hombre apareció en la tierra ha trabajado para subsistir, tratando de lograr en sus actividades la mayor efectividad posible; para ello a utilizado en cierto grado a la administración.
ÉPOCA PRIMITIVA
Existía la división primitiva del trabajo originada por la diferente capacidad de los sexos y las edades de los individuos integrantes de la sociedad. Al trabajar el hombre en grupo, surgió de manera incipiente la administración, como una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado que requiere de la participación de varias personas.
Periodo agrícola
Aparición de la agricultura y vida sedentaria. Organización de tipo patriarcal. El crecimiento demográfico obligó a los hombres a coordinar mejor sus esfuerzos en el grupo social y, en consecuencia, a mejorar la aplicación de la administración. Con la aparición del Estado, que señala el inicio de la civilización, surgieron la ciencia, la religión, la organización política, la escritura y el urbanismo. El control del trabajo colectivo y pago de tributos en especie eran las bases en las que se apoyaban estas civilizaciones, lo que obviamente exigía una mayor complejidad en la administración. Los precursores de la administración moderna fueron los funcionarios encargados de aplicar Las políticas tributarias del Estado y de manejar a numerosos grupos humanos en la construcción de grandes obras arquitectónicas. El código de Hammurabi ilustra el alto grado de desarrollo del comercio en Babilonia.
Antigüedad grecolatina
Apareció el esclavismo; la administración se caracterizó por su orientación hacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal, existió un bajo rendimiento productivo ocasionado por el descontento y el trato inhumano.
Época feudal
Las relaciones social se caracterizaron por un régimen de incertidumbre. La administración interior del feudo estaba sujeta al criterio del señor feudal, quien ejercía un control sobre la producción del siervo. El desarrollo del comercio en gran escala originó que la economía familiar se convirtiera en economía de ciudad.
Revolución industrial
Aparición de diversos inventos y descubrimientos, propiciaron el desarrollo industrial. Desaparecieron los talleres artesanales y se centralizó la producción. La administración seguía careciendo de bases científicas; se caracterizaba por la explotación inhumana del trabajador (horarios excesivos, ambiente de trabajo insalubre, labores peligrosas, etc.) administración de tipo coercitivo, influida por el espíritu liberal de la época, que otorgaba al empresario gran libertad de acción. Todos estos factores provocaron la aparición de diversas corrientes del pensamiento social en defensa de los intereses de los trabajadores y el inicio de investigaciones que posteriormente originarían la administración científica y la madurez de las disciplinas administrativas.
Siglo XX
Se caracteriza por el gran desarrollo tecnológico e industrial y por la consolidación de la administración. Surge la administración científica, siendo Frederick Winslow Taylor su iniciador, multitud de iniciadores se dedican al estudio de esta disciplina. La administración se torna indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa, ya que a través de esta se logra la obtención de eficiencia, la optimización de los recursos y la simplificación del trabajo.
La administración en América latina
En la época precolombina existieron 3 civilizaciones en América: la del altiplano mexicano, la del área maya y la de la región incaica. La administración tuvo gran importancia y revistió formas complejas en la organización social, económica y política de estos pueblos. Constancia de los avances administrativos en la época prehispánica lo son el códice Mendocino, la matricula de tributos o bien las descripciones de los cronistas como las del padre Fray Bernardino de Sahún. Durante la colonia, se importaron del viejo continente las técnicas de administración colonial. A partir del siglo XX y aún en la actualidad dependemos de las corrientes administrativas originadas en Estados Unidos.
CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
La administración es una actividad inherente a cualquier grupo social. En una forma simple es el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible.
Elementos del concepto
Se puede observar que los autores concuerdan en que el concepto de administración esta integrado por los siguientes elementos:
**Objetivo. La administración siempre esta enfocada a lograr fines o resultados.
**Eficacia. Lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.
**Eficiencia. Hacer las cosas bien.
**Grupo social. Es necesario que se de siempre dentro de un grupo social
**Coordinación de recursos. Se requiere combinar sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.
**Productividad. S la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.
Definición integral de la administración
Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad, eficiencia y calidad.
CARACTERÍSTICAS
La administración posee ciertas características inherentes que las diferencian de otras disciplinas:
**Universalidad. Existe en cualquier grupo social.
**Valor instrumental. La administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en si misma.
**Unidad temporal. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existe simultáneamente.
**Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de una organización formal.
**Especificidad. La administración se auxilia de otras ciencias y técnicas pero tiene características propias que le proporcionan su carácter especifico. No puede confundirse con otras disciplinas afines.
**Interdisciplinariedad. La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
**Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social.
**Valor instrumental. La administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en si misma.
**Unidad temporal. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existe simultáneamente.
**Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de una organización formal.
**Especificidad. La administración se auxilia de otras ciencias y técnicas pero tiene características propias que le proporcionan su carácter especifico. No puede confundirse con otras disciplinas afines.
**Interdisciplinariedad. La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
**Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social.
CAPÍTULO 3 PLANEACIÓN
Planear implica hacer la elección de las decisiones mas adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. Establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación.
Elementos del concepto.
**Objetivo. Determinar los resultados deseados, en forma de pregunta ¿qué es lo que se requiere?
**Cursos alternos de acción. Es necesario determinar diversos caminos. Formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.
**Elección. Implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión mas adecuada.
**Futuro. Prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos.
La planeación se define como: La determinación de los objetivos y la elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
IMPORTANCIA
La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.
1.- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
2.- Reduce los niveles de o incertidumbre.
3.- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.
4.- Mantiene una mentalidad futurista.
5.- Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.
6.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones.
7.- Reduce al mínimo los riesgos.
8.- Las decisiones se basan en hecho y no en emociones.
9.- Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan).
10.- Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
11.- Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
12.- Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo.
13.- Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
14.- La moral se eleva sustancialmente, a conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
15.- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos.
PRINCIPIOS
Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación es indispensable para lograr una administración racional. Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Por tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:
Factibilidad: La planeación debe adaptarse a la realidad y alas condiciones objetivas que actúan en el medio,
Objetividad y cuantificación: Establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado y factibilidad para reducir riesgos.
Flexibilidad: Es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones.
Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general.
Del cambio de estrategias: Establecimiento de márgenes para ciertos ajustes.
TIPOLOGÍA DE LA PLANEACIÓN
El requisito previo para entender la tipología de la planeación, es estudiar el concepto del plan y su clasificación en cuanto al tiempo. Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden clasificar en:
a) Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año. estos, a su vez, pueden ser:
**Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses.
**Mediatos. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o menor de 12 meses.
b) Mediano plazo. Su delimitación es por un periodo de uno a tres años.
c) Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.
Algunos autores se refieren a la planeación como planeación integral o como planeación total, en los casos en que dicha planeación abarca la empresa en su totalidad, integrando todos los planes de la organización. Esta, a su vez, puede ser:
Estratégica: Establecer los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (tácticos y operativos).
Tácita o funcional. Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Los planes tácitos, por su establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y corto plazo, y abarcan un área de actividad específica.
Operativa. Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeación tácita, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
La planeación es básica ya que es punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa. Está integrada por los siguientes elementos:
Misión y Visión
Se define a la misión en cuanto describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa y que es la razón de su existencia; expone a la que se dedica la empresa.
Una misión debe contener los siguientes puntos:
**Producto(s). Es la definición de la línea de producto(s) y/o servicio(s) que ofrece.
**Mercado. Lugar o concentración donde ofrece su(s) producto(s) y/o servicio(s) por tipo de clientes, ventas por zona geográfica o ventas por canales de distribución.
**Valores. Expresa los valores fundamentales bajo las cuales debe operar la empresa.
Al determinar la misión, también se está en condiciones de determinar la visión lo que permitirá que ambos conceptos sean la base para darle una dirección a la vida de la empresa a largo plazo. En el medio empresarial el termino visión, expresa las aspiraciones futuras y fundamentales de cualquier tipo de empresas.
Propósitos
Planear implica hacer la elección de las decisiones mas adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. Establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación.
Elementos del concepto.
**Objetivo. Determinar los resultados deseados, en forma de pregunta ¿qué es lo que se requiere?
**Cursos alternos de acción. Es necesario determinar diversos caminos. Formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.
**Elección. Implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión mas adecuada.
**Futuro. Prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos.
La planeación se define como: La determinación de los objetivos y la elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
IMPORTANCIA
La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.
1.- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
2.- Reduce los niveles de o incertidumbre.
3.- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.
4.- Mantiene una mentalidad futurista.
5.- Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.
6.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones.
7.- Reduce al mínimo los riesgos.
8.- Las decisiones se basan en hecho y no en emociones.
9.- Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan).
10.- Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
11.- Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
12.- Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo.
13.- Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
14.- La moral se eleva sustancialmente, a conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
15.- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos.
PRINCIPIOS
Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación es indispensable para lograr una administración racional. Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Por tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:
Factibilidad: La planeación debe adaptarse a la realidad y alas condiciones objetivas que actúan en el medio,
Objetividad y cuantificación: Establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado y factibilidad para reducir riesgos.
Flexibilidad: Es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones.
Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general.
Del cambio de estrategias: Establecimiento de márgenes para ciertos ajustes.
TIPOLOGÍA DE LA PLANEACIÓN
El requisito previo para entender la tipología de la planeación, es estudiar el concepto del plan y su clasificación en cuanto al tiempo. Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden clasificar en:
a) Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año. estos, a su vez, pueden ser:
**Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses.
**Mediatos. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o menor de 12 meses.
b) Mediano plazo. Su delimitación es por un periodo de uno a tres años.
c) Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.
Algunos autores se refieren a la planeación como planeación integral o como planeación total, en los casos en que dicha planeación abarca la empresa en su totalidad, integrando todos los planes de la organización. Esta, a su vez, puede ser:
Estratégica: Establecer los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (tácticos y operativos).
Tácita o funcional. Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Los planes tácitos, por su establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y corto plazo, y abarcan un área de actividad específica.
Operativa. Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeación tácita, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
La planeación es básica ya que es punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa. Está integrada por los siguientes elementos:
Misión y Visión
Se define a la misión en cuanto describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa y que es la razón de su existencia; expone a la que se dedica la empresa.
Una misión debe contener los siguientes puntos:
**Producto(s). Es la definición de la línea de producto(s) y/o servicio(s) que ofrece.
**Mercado. Lugar o concentración donde ofrece su(s) producto(s) y/o servicio(s) por tipo de clientes, ventas por zona geográfica o ventas por canales de distribución.
**Valores. Expresa los valores fundamentales bajo las cuales debe operar la empresa.
Al determinar la misión, también se está en condiciones de determinar la visión lo que permitirá que ambos conceptos sean la base para darle una dirección a la vida de la empresa a largo plazo. En el medio empresarial el termino visión, expresa las aspiraciones futuras y fundamentales de cualquier tipo de empresas.
Propósitos
Las aspiraciones cualitativas básicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socioeconómico y que se establecen en forma permanente a semipermanente en un grupo social.
Importancia de los propósitos
a) Sirven de cimento para los demás elementos de la planeación.
b) Permiten orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de acción moral que deben seguir.
c) Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad socioeconómico.
d) Son la razón de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro.
a) Sirven de cimento para los demás elementos de la planeación.
b) Permiten orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de acción moral que deben seguir.
c) Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad socioeconómico.
d) Son la razón de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro.
INVESTIGACIÓN
La investigación es un proceso que procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir cualquier situación administrativa que afecte o beneficie a la empresa. La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos y objetivos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
Proceso de la investigación administrativa
1. Reconocimiento de los problemas y autorización para realizar el estudio
2. Ubicación precisa del área en que se presentan los problemas
3. Tipificación de los problemas
4. Recopilación de información
5. Interpretación de los datos recabados
6. Formulación del informe
7. Diseño del nuevo sistema administrativo
8. Programa de implantación
9. Ejecución del programa de implantación
10. Evaluación del nuevo sistema administrativo.
PREMISAS
Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.
Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan. Las premisas, de acuerdo con su naturaleza, pueden ser: Internas, cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misión; y Externas, son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la de sus actividades y que, por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear. Las premisas externas pueden ser:
A. De carácter políticos
B. De carácter legal: a) tendencias fiscales, b) tendencias en la legislación y c) económicas
C. Sociales
D. Técnicas
E. Otros factores: competencia, posición en el mercado, políticas de operación, cambios en la demanda.
OBJETIVOS
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines pro alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Características de los objetivos
a) Se establecen a un tiempo específico
b) Se determinan cuantitativamente
Clasificación de los objetivos
a) Estratégicos o generales: comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.
b) Tácticos o departamentales: se refieren a un área o departamento de la empresa, se subordinan, se subordinan y se establecen a corto y mediano plazo.
c) Operacionales o específicos: se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa, se refieren a actividades más detalladas y son a corto plazo.
ESTRATEGIAS
Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Etapas:
1. Determinación de los cursos de acción o alternativas: consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
2. Evaluación: analizar y evaluar cada una de las alternativas, considerando las ventajas y las desventajas.
3. Selección de alternativas: considerar las alternativas más idóneas en cuanto a la factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa.
POLÍTICAS
Las políticas son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales que hay que observar en la toma de decisiones, acerca de problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.
PROGRAMAS
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. La gráfica más comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt.
PRESUPUESTOS
El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico, que determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y/o o monetarios), el origen y asignación de los recursos de la empresa, para un periodo específico.
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.
PLANES
Los planes son esquemas resultantes de la planeación, de tal manera que, ya sea todas o cada una de las etapas de la planeación, vertidas por escrito en un formato, son planes.
CAPÍTULO 4. ORGANIZACIÓN
CONCEPTO
La palabra organización tiene tres acepciones: una etimológica, ya que proviene del griego organón (instrumento); otra que se refiere a la organización como un proceso.
Organizacìón es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Elementos del concepto
1. Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundam,ental en el que habra que operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias paar lograr los objetivos.
2. Sistematización. Todas las activiadades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalemente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
3. Agrupación y asiganación de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones afin de promover la especialización.
4. Jerarquía. La organización como estructura origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
5. Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
Elementos del concepto
1. Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundam,ental en el que habra que operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias paar lograr los objetivos.
2. Sistematización. Todas las activiadades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalemente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
3. Agrupación y asiganación de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones afin de promover la especialización.
4. Jerarquía. La organización como estructura origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
5. Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
IMPORTANCIA
1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que a terminado, dado que la empresa y sus recursos estan sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambiso en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3. Sumistra los métodos para que se puedan desempeñar las activiades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Eviata la lentitud e ineficiencia en las activiades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
PRINCIPIOS
1. Del objetivo. Todas y cada una de las activiades establecidas en la organización debenh relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.
2. Especialización. Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200 años; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola activiadad.
3. Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario, para cumplir dicha responsabilidad, no tiene objeto hacer responsible a una persona por determinado trabajo sino se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.
5. Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hechjo de que un empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.
6. Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de ada puesto que cvubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas. Por otra parte, la descripción de labores no debe hacerse con demasiado detalle.
7. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas las funciones eficientemente.
8. De la coordinación. Las autoridades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Un ejemplo de esto puede ser que de nada servirá contar con departamentos de mercadotecnia y finanzas muy eficientes, si la transportación es tan mala que la compañía díficilmente desplasza sus mercancias. En otras palabras, el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de eficiencia puede ocasionar serios problemas; la empresa es un sistema que para funcionar con eficacia, necesita que todas sus partes, a su vez, funcionen correctamente.
1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que a terminado, dado que la empresa y sus recursos estan sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambiso en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3. Sumistra los métodos para que se puedan desempeñar las activiades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Eviata la lentitud e ineficiencia en las activiades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
PRINCIPIOS
1. Del objetivo. Todas y cada una de las activiades establecidas en la organización debenh relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.
2. Especialización. Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200 años; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola activiadad.
3. Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario, para cumplir dicha responsabilidad, no tiene objeto hacer responsible a una persona por determinado trabajo sino se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.
5. Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hechjo de que un empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.
6. Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de ada puesto que cvubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas. Por otra parte, la descripción de labores no debe hacerse con demasiado detalle.
7. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas las funciones eficientemente.
8. De la coordinación. Las autoridades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Un ejemplo de esto puede ser que de nada servirá contar con departamentos de mercadotecnia y finanzas muy eficientes, si la transportación es tan mala que la compañía díficilmente desplasza sus mercancias. En otras palabras, el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de eficiencia puede ocasionar serios problemas; la empresa es un sistema que para funcionar con eficacia, necesita que todas sus partes, a su vez, funcionen correctamente.
9. Continuidad. Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio. La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente; por lo mismo, alguien debe tenmer asignada la responsabilidad de observar la estructura organizacional y sugerir los ajustes y modificaciones necesarios.
ETAPAS DE ORGANIZACIÓN
**División del trabajo
**Coordinación.
División del trabajo.
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor presición, eficiencia y el minimo esfuerzo, dando lugar a lka especialización y perfeccionamiento en el trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:
Jerarquización
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.
Departamentalización.
A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base a su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización.
ETAPAS DE ORGANIZACIÓN
**División del trabajo
**Coordinación.
División del trabajo.
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor presición, eficiencia y el minimo esfuerzo, dando lugar a lka especialización y perfeccionamiento en el trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:
Jerarquización
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.
Departamentalización.
A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base a su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización.
Tipos de departamentalización
De acuerdo con la situación especifica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalización; y los más usuales son:
1. Funcional. Consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr las actividades análogas según su función priomordial para lograr la especialización y con ello, una mayor eficacia del personal.
2. Por productos. Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas en un productos. La departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.
3. Geográficos o por territorios. Este tipo de departamentalización proporcionan un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados fisicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personasl supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes.
4. Clientes. Consiste en crear unidades cuyo ínteres primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
5. Por procesos y equipos. Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o por que el proceso lo requiera.
6. Secuencia. Este tipo de departamentalizaci´pon se utiliza por lo general en niveles intermedio o inferiores.
Coordinación
La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIÓN
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. La determinación de la clase de organización más adecuada, depende de factores tales como el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción. Los tipos de organización más usuales son:
De acuerdo con la situación especifica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalización; y los más usuales son:
1. Funcional. Consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr las actividades análogas según su función priomordial para lograr la especialización y con ello, una mayor eficacia del personal.
2. Por productos. Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas en un productos. La departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.
3. Geográficos o por territorios. Este tipo de departamentalización proporcionan un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados fisicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personasl supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes.
4. Clientes. Consiste en crear unidades cuyo ínteres primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
5. Por procesos y equipos. Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o por que el proceso lo requiera.
6. Secuencia. Este tipo de departamentalizaci´pon se utiliza por lo general en niveles intermedio o inferiores.
Coordinación
La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIÓN
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. La determinación de la clase de organización más adecuada, depende de factores tales como el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción. Los tipos de organización más usuales son:
Organización lineal o militar
Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabjo a los subalternos, quienes asu vez reportan a un solo jefe. Se le conoce como organización líneal o militar por que se utiliza en intituciones militares, siendo aconsejable tambien su aplicación en pequeñas empresas. La actividad y la responsabilidad se trasmiten íntegramente por una sola línea.
Organización funcional o de Taylor
Su creador fue Frederick Taylor, quien observó que la organización lineal, no propiciaba la especialización; propuso que el trabajo de su supervisor se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno enm su propio campo, sobre la totalidad del personal que realizaba labores relacionadas con su función. La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero ejecuten el menor número posible de funciones.
Organización lineo-funcional
En esta se combinan los dos tipos de organización estudiados, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, de ahí el nombre de organización lineo-funcional, ya que se conserva de la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se trasmite a través de un solo jefe para cada función en especial (Cadena de mando) y de la funcional, la especiañlización de cada actividad en una función.
Organización staff
La organización staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologia, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoria a los departamentos de línea.
Organización por comités
Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos de un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan.
Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos de un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan.
Organización matricial
Consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones. De esta manera, existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes del departamento, con una sobreposición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto.
TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.
Organigramas
Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, las cuales se pueden clasificar en:
Por su objetivo:
a) Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.
b) Funcionales: Indican el cuerpo de la grafica, además de las unidades y sus relaciones.
c) Especiales: Se destaca alguna característica.
Por su área:
a) Generales: Presentan toda la organización.
b) Departamentales: Representan a la organización de un departamento o sección.
Por su contenido:
a) Esquemáticos: Contiene solo los órganos principales, se elaboran para el público.
b) Analíticos: Más detallados y técnicos.
Existen tres formas de representar los organigramas:
a) Vertical: En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo.
b) Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
c) Circular: los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia.
d) Mixto: Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
Manuales
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de cuerdo con su contenido, pueden ser:
a) De políticas
b) Departamentales
c) De bienvenida
d) De organización
e) De procedimientos
f) De contenido múltiple
g) De técnicas.
h) De puesto.
Manuales de organización
Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen:
*Finalidad de cada elemento de la organización.
*Declaración de funciones.
*Glosario de términos utilizados.
Contienen:
*Objetivos generales de la organización.
*Políticas generales.
*Glosario en términos administrativos.
*Nombre de áreas o departamentos, y puestos.
*Procedimientos de organización.
*Responsabilidades de los altos niveles.
*Funciones.
*Cartas de organización.
*Descripción de puestos.
*Descripción de actividades.
*Introducción y objetivos del manual.
*Historia de la empresa.
Tipos de diagrama
Lineales o verticales: El flujo de las actividades va representado de arriba hacia abajo, es decir en forma vertical, así como las áreas funcionales que intervienen y que son representadas por símbolos.
De bloque u horizontales: Las consecuencias de las actividades va de derecha a izquierda, representando con columnas de diferentes áreas y por símbolos las actividades que intervienen en un procedimiento.
Panorámicos: en una sola hoja se representan el proceso completo con dibujos y las áreas que intervienen pueden ser representadas en columnas, lo que permite su interpretación a primera vista.
Diagrama de proceso
George Ferry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los procesos que consta un procedimiento.
Permiten:
a) Una simplificación de trabajo.
b) Determina la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física.
c) Mejora alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
d) Elimina demoras.
e) Una mejor distribución de la planta.
Formas
Comunicar de manera formal que guarde o conserve los acontecimientos de lo que ha pasado para que en el presente o en el futuro sirva para tomar decisiones de modo racional.
Partes fundamentales de una forma
Palabras. Escoger las palabras adecuadas que se van a utilizar.
Espacio. Se divide en dos clases:
Espacio llenable: Palabras que son variables.
Espacio no llenable: Signos o Claves.
Líneas o rayado. Espacios a llenar.
Papel. Tamaño y calidad.
Las partes principales de una forma
**Encabezado de la forma.
**Cuerpo.
**Pie de la forma.
ANALISIS DE PUESTOS
Estudio o conocimientos necesarios, sexo, edad, experiencia, habilidades y perfil del puesto.
El contenido del cuestionario para elaborar un análisis de puestos es:
a) Identificación del puesto: Contiene los aspectos generales, como: titulo del puesto, de quien depende, departamento del que depende, contactos y posición del puesto en el organigrama.
b) Descripción genérica: Consiste en una definición breve y precisa de las actividades del puesto.
c) Descripción especifica: Consiste en una exposición detallada de las actividades que realiza cualquier trabajador.
d) Requerimiento del puesto: Requerimientos que debe satisfacer el trabajador en un puesto.
e) Perfil del puesto: Características necesarias que una persona debe tener para desempeñar el puesto óptimamente como: edad, sexo, estado civil, rasgos físicos deseables y rasgos psicológicos deseables.
Descripción de puesto
Es una técnica en la que se reclasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal, así como las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña.
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.
Organigramas
Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, las cuales se pueden clasificar en:
Por su objetivo:
a) Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.
b) Funcionales: Indican el cuerpo de la grafica, además de las unidades y sus relaciones.
c) Especiales: Se destaca alguna característica.
Por su área:
a) Generales: Presentan toda la organización.
b) Departamentales: Representan a la organización de un departamento o sección.
Por su contenido:
a) Esquemáticos: Contiene solo los órganos principales, se elaboran para el público.
b) Analíticos: Más detallados y técnicos.
Existen tres formas de representar los organigramas:
a) Vertical: En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo.
b) Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
c) Circular: los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia.
d) Mixto: Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
Manuales
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de cuerdo con su contenido, pueden ser:
a) De políticas
b) Departamentales
c) De bienvenida
d) De organización
e) De procedimientos
f) De contenido múltiple
g) De técnicas.
h) De puesto.
Manuales de organización
Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen:
*Finalidad de cada elemento de la organización.
*Declaración de funciones.
*Glosario de términos utilizados.
Contienen:
*Objetivos generales de la organización.
*Políticas generales.
*Glosario en términos administrativos.
*Nombre de áreas o departamentos, y puestos.
*Procedimientos de organización.
*Responsabilidades de los altos niveles.
*Funciones.
*Cartas de organización.
*Descripción de puestos.
*Descripción de actividades.
*Introducción y objetivos del manual.
*Historia de la empresa.
Tipos de diagrama
Lineales o verticales: El flujo de las actividades va representado de arriba hacia abajo, es decir en forma vertical, así como las áreas funcionales que intervienen y que son representadas por símbolos.
De bloque u horizontales: Las consecuencias de las actividades va de derecha a izquierda, representando con columnas de diferentes áreas y por símbolos las actividades que intervienen en un procedimiento.
Panorámicos: en una sola hoja se representan el proceso completo con dibujos y las áreas que intervienen pueden ser representadas en columnas, lo que permite su interpretación a primera vista.
Diagrama de proceso
George Ferry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los procesos que consta un procedimiento.
Permiten:
a) Una simplificación de trabajo.
b) Determina la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física.
c) Mejora alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
d) Elimina demoras.
e) Una mejor distribución de la planta.
Formas
Comunicar de manera formal que guarde o conserve los acontecimientos de lo que ha pasado para que en el presente o en el futuro sirva para tomar decisiones de modo racional.
Partes fundamentales de una forma
Palabras. Escoger las palabras adecuadas que se van a utilizar.
Espacio. Se divide en dos clases:
Espacio llenable: Palabras que son variables.
Espacio no llenable: Signos o Claves.
Líneas o rayado. Espacios a llenar.
Papel. Tamaño y calidad.
Las partes principales de una forma
**Encabezado de la forma.
**Cuerpo.
**Pie de la forma.
ANALISIS DE PUESTOS
Estudio o conocimientos necesarios, sexo, edad, experiencia, habilidades y perfil del puesto.
El contenido del cuestionario para elaborar un análisis de puestos es:
a) Identificación del puesto: Contiene los aspectos generales, como: titulo del puesto, de quien depende, departamento del que depende, contactos y posición del puesto en el organigrama.
b) Descripción genérica: Consiste en una definición breve y precisa de las actividades del puesto.
c) Descripción especifica: Consiste en una exposición detallada de las actividades que realiza cualquier trabajador.
d) Requerimiento del puesto: Requerimientos que debe satisfacer el trabajador en un puesto.
e) Perfil del puesto: Características necesarias que una persona debe tener para desempeñar el puesto óptimamente como: edad, sexo, estado civil, rasgos físicos deseables y rasgos psicológicos deseables.
Descripción de puesto
Es una técnica en la que se reclasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal, así como las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña.
CAPÍTULO 5. DIRECCIÓN
CONCEPTO
La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.
Elementos del concepto
*Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
*Motivación.
*Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
*Comunicación.
*Supervisión.
*Alcanzar las metas de la organización.
Importancia: La dirección es trascendental porque:
*Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
*A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
*La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
*Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficiencia de los sistemas de control.
*A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
Principios
1. De la armonía del objetivo o coordinación de intereses: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de objetivos generales.
Los objetivos de la empresa sólo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos.
2. Impermeabilidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
3. De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes.
4. De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, a través de niveles jerárquicos.
5. De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa. (Toma de decisiones).
6. Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, sin embargo esto puede ofrecer la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
ETAPAS DE DIRECCIÓN
Supervisión
Toma de decisiones
Comunicación
Integración
Motivación
Toma de decisiones
Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas. La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como “le motor de los negocios”.
Esta etapa forma parte de la dirección porque constituye una función que es inherente a los gerentes, aunque resulte obvio mencionar que alo largo de todas las etapas del proceso administrativo se toman decisiones, y que algunos autores la consideran en la etapa de planeación.
Al tomar decisiones es necesario:
*Definir el problema: Definir perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
*Analizar el problema: Desglosar sus componentes, y determinar posibles alternativas.
*Evaluar las alternativas: Alternativas de solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican.
*Elegir entre alternativas: Elegir las alternativas más idóneas para las necesidades del sistema.
*Aplicar la decisión: Poner en práctica la decisión elegida.
Integración
La integración comprende la función a través de la cual el administrador elige y se llega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.
Aunque tradicionalmente se descuidaba esa función, tanto la experiencia como las investigaciones demostraron que el factor humano es el aspecto más importante para cualquier empresa, ya que de su desempeño dependerá el correcto aprovechamiento de los demás recursos. Mediante la integración, la empresa obtiene personal idóneo para el mejor desempeño de las actividades de la misma.
Motivación
En su acepción más sencilla, motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. La motivación es la labor mas importante de la dirección, a l a vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos.
miércoles, 23 de mayo de 2007
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